En acceptant de prendre en charge le dossier d’un client, l’avocat doit avant tout confirmer par écrit les conditions de son engagement dans une convention de mandat en vue d’éviter tout malentendu.
Définir la portée des services
Cette étape est indispensable afin de connaître les services juridiques dont le client a besoin par rapport à ses objectifs. La représentation du client par l’avocat ainsi que toutes les étapes-clés dans le dossier doivent donc être mentionnées dans la convention de mandat. Aucun détail n’est négligeable, toute mesure à prendre par le client ou par des tierces parties compte tout comme le temps nécessaire pour offrir les services juridiques et obtenir des résultats. Il est aussi important de mentionner les résultats que l’avocat peut obtenir ainsi que toute limite à la représentation.
Les frais et débours, les points obligatoires à mentionner dans la convention
Dans la convention de mandat, l’avocat doit obligatoirement préciser :
- L’estimation des frais et des débours que le client est susceptible d’engager.
- La facturation.
- La politique de facturation de l’avocat.
- Le montant des honoraires provisionnels continus ou des provisions initiales (avec la date de paiement).
- La fréquence de remise de factures intérimaires au client et la date de remise de la facture finale, le cas échéant.
- Le taux d’intérêt (facturé sur les comptes en souffrance).
- Les conséquences du manquement de paiement par le client.
- Les frais d’expertise d’une tierce partie (à mentionner si c’est, le client va régler directement les débours ou si c’est l’avocat qui les avancera et les facturera au client).
Les communications avec le client sont d’une grande importance
A ce niveau, la convention de mandat doit mentionner le mode de communication entre le client et l’avocat. Ce dernier doit aussi définir la manière dont il va tenir continuellement son client au courant de l’état de son dossier. Il devra également évoquer la fréquence des rapports faits au client et le temps estimé indispensable pour répondre aux clients que ce soit par appel, lettre, courriel ou autres.
Et le retrait de la représentation alors ?
Dans cette rubrique seront définies les circonstances qui peuvent permettre à l’avocat de se retirer de la représentation. Il devra également souligner également les conséquences de la non-obtention des directives adéquates de son client pour réaliser les tâches pour lesquelles il est tenu. Il est aussi important de mentionner la propriété du contenu du dossier et aussi le frais de transfert du dossier au client.
L’avocat se doit également rendre le libellé et la signification clairs en vue de mettre en place une bonne relation professionnelle et de confiance avec son client.